Een Woo-verzoek naar informatie over uw onderneming: wat kunt u doen?

Op grond van de Wet open overheid (“Woo”) kan eenieder verzoeken om openbaarmaking van documenten die bij een bestuursorgaan berusten. De opgevraagde informatie moet het bestuursorgaan vervolgens openbaar maken, tenzij sprake is van één van de uitzonderingen uit de Woo.

Een Woo-verzoek kan ook betrekking hebben op informatie over een onderneming wanneer die berust bij de overheid (bijv. ministeries, lokale overheden en autoriteiten zoals de NVWA, ILT en de NZa). Hierbij kan worden gedacht aan correspondentie tussen de onderneming en de overheid, interne e-mails tussen ambtenaren over het bedrijf, rapporten, memo’s etc.

Openbaarmaking van dergelijke documenten kan ernstig nadelige gevolgen hebben voor ondernemers, zoals: reputatieschade, economisch nadeel (concurrentienadeel) of een inbreuk op de privacy van bestuurders en werknemers van de onderneming. Om dit te voorkomen is de overheid verplicht om de betrokken onderneming om een zienswijze te vragen voordat de gevraagde informatie over de onderneming openbaar wordt gemaakt. Aan de hand van de zienswijze besluit het bestuursorgaan of de opgevraagde informatie wel of niet gepubliceerd wordt.

Heeft uw onderneming hierover een brief ontvangen en wilt u niet dat bepaalde informatie over uw onderneming openbaar wordt? In deze blog lichten wij kort toe wat u hiertegen kunt doen.

Wat is de Wet open overheid?

Als uitgangspunt geldt dat de overheid transparant moet zijn, mede vanuit de gedachte dat burgers de overheid moeten kunnen controleren. De mogelijkheid tot het opvragen of openbaar maken van overheidsinformatie is daarom niet nieuw. Onder de Wet openbaarheid van bestuur (“Wob”), de voorganger van de Woo was dit ook al mogelijk. De Woo biedt eenieder de mogelijkheid om inzicht te verkrijgen in informatie die bij de overheid berust tenzij uitzonderingsgronden zich daartegen verzetten. De verzoeker hoeft daarbij geen reden te geven. De redenen zijn in de praktijk divers: journalisten kunnen documenten nodig hebben voor een publicatie, burgers kunnen het nodig hebben om inzicht te krijgen in plannen van bijv. de gemeente en bedrijven kunnen documenten opvragen ter voorbereiding op een gerechtelijke procedure.

Welke informatie kan worden opgevraagd en door wie?

De overheid beschikt om een tal van redenen over informatie die afkomstig is van ondernemingen of daarop betrekking heeft. Deze gegevens zijn bijvoorbeeld afkomstig van aanvragen voor vergunningen of subsidies, of betreffen communicatie over (toekomstig) beleid van de overheid. Deze informatie kan ook een business plan of andere financiële gegevens omvatten, die bijvoorbeeld zijn verkregen voor fiscale doeleinden. Ook worden veel bedrijfsgegevens verzameld in het kader van overheidstoezicht. Deze informatie kan allemaal worden opgevraagd door middel van een Woo-verzoek en moet in beginsel openbaar worden gemaakt.

Het maakt daarbij geen verschil hoe de informatie is vastgelegd: ieder schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak kan worden opgevraagd. Dit omvat e-mails, memo’s, foto’s, video’s en aantekeningen, maar ook WhatsApp-berichten en sms-jes. Concepten van stukken vallen eveneens onder de reikwijdte van de Woo. Het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding adviseert zelfs om “werkgerelateerd sms- en appverkeer” van bestuurders bij de overheid “eeuwigdurend” te bewaren en apps en sms’jes van hoge ambtenaren vijf of tien jaar.

Er bestaan een aantal uitzonderingen op het beginsel van openbaarheid. De Woo formuleert in artikel 5.1 lid 1 en 2 zogeheten ‘absolute’ en ‘relatieve’ uitzonderingen. Wanneer een beroep wordt gedaan op een absolute uitzonderingsgrond mag de informatie niet gepubliceerd worden. Wordt er een beroep gedaan op een relatieve uitzonderingsgrond dan moet er een belangenafweging plaatsvinden. Het bestuursorgaan dat op het Woo-verzoek beslist, bepaalt dan of het belang van openbaarheid in voldoende mate opweegt tegen de belangen van bijvoorbeeld de onderneming bij geheimhouding.

Hoe verloopt de procedure rondom een Woo-verzoek?

Het openbaar maken van informatie geschiedt middels een verzoek dat wordt ingediend bij het bestuursorgaan (overheidsinstantie) dat over de opgevraagde informatie beschikt. Het bestuursorgaan controleert in haar archieven en databases over welke relevante informatie zij beschikt. Vervolgens wordt beoordeeld welke informatie binnen de reikwijdte van het verzoek valt en of deze informatie openbaar mag worden gemaakt. Daartoe moet het bestuursorgaan nagaan of er sprake is van een absolute of relatieve uitzonderingsgrond uit artikel 5.1 lid 1 en 2 van de Woo.

Het bestuursorgaan controleert doorgaans eerst zelf of sprake is van uitzonderingsgronden en zal deze informatie weglakken. Niet ieder bestuursorgaan is hierin even nauwkeurig of beschikt over de juiste kennis om de gevoeligheid van informatie goed in te schatten. Sommige bestuursorganen beperken zich enkel tot het weglakken van persoonsgegevens. De onderneming moet daarom altijd zelf zorgvuldig nagaan of de betreffende documenten informatie bevatten die van openbaarmaking moeten worden uitgezonderd.

Op welke manier en wanneer kan ik openbaarmaking van documenten tegenhouden?

Het bestuursorgaan is wettelijk verplicht om belanghebbenden die naar verwachting bedenkingen zullen hebben tegen openbaarmaking, in de gelegenheid te stellen om een zienswijze in te dienen (artikel 3.1 lid 3 Woo). Daartoe zal het bestuursorgaan in een brief aan bijv. de onderneming aangeven welke informatie zij voornemens is openbaar te maken. Het bestuursorgaan zal daarbij ook aangeven welke informatie eventueel al door haar zal worden weggelakt.

Indien u meent dat bepaalde informatie moet worden weggelakt, moet u dit motiveren aan de hand van de absolute en relatieve uitzonderingsgronden uit de Woo. Let op: in de regel bedraagt de termijn voor het geven van een zienswijze slechts twee weken. Dit kan soms (veel) te kort zijn. Bijvoorbeeld als het om veel documenten gaat, interne afstemming binnen de onderneming vereist is of wanneer de termijn deels in een vakantieperiode valt. Het is dan zaak om zo spoedig mogelijk het bestuursorgaan te verzoeken om verlenging van de termijn.

Als niet tijdig een zienswijze wordt gegeven, gaat het bestuursorgaan er namelijk vanuit dat de onderneming geen bezwaren heeft tegen openbaarmaking. Hoewel formeel gezien het mogelijk is om achteraf nog bezwaar te maken tegen het besluit waarbij de documenten worden openbaargemaakt, heeft dat in praktijk feitelijk geen nut omdat de documenten dan al in de openbaarheid zijn.

Uitzonderingsgronden

De Woo formuleert, als gezegd, absolute en relatieve uitzonderingen in artikel 5.1 lid 1 en 2 van de Woo. Bij de absolute uitzonderingsgronden vindt geen belangenafweging plaats, bij de relatieve uitzonderingsgronden wel. Het bestuursorgaan bepaalt dan of het belang van openbaarheid in voldoende mate opweegt tegen de belangen van bijvoorbeeld de onderneming. Let op: wanneer de opgevraagde informatie milieu-informatie of emissiegegevens betreft vindt ongeacht de uitzonderingsgrond altijd een belangenafweging plaats.

Hieronder wordt ingegaan op de meest relevante absolute en relatieve uitzonderingsgronden rondom de openbaarmaking van bedrijfs- en fabricagegegevens, onder verwijzing naar enkele voorbeelden uit de rechtspraak. Daarbij geldt de kanttekening dat Woo-zaken vaak zeer casuïstisch van aard zijn. Het is daarom afhankelijk van de omstandigheden van het geval of bij bepaalde informatie een beroep kan worden gedaan op de wettelijke uitzonderingsgronden.

Bedrijfs- en fabricagegegevens die vertrouwelijk aan de overheid zijn medegedeeld (artikel 5.1, lid 1, sub c)

Uit de rechtspraak volgt dat de begripsdefinitie van bedrijfs- en fabricagegegevens restrictief moet worden uitgelegd. Het moet gaan om gegevens waaruit wetenswaardigheden kunnen worden afgelezen of afgeleid met betrekking tot technische bedrijfsvoering of het productieproces dan wel met betrekking tot afzet van producten of de kring van afnemers en leveranciers. Dit is een absolute uitzonderingsgrond.

Vereist is verder dat deze gegevens door een natuurlijk persoon of rechtspersoon vertrouwelijk aan de overheid zijn medegedeeld. Het gaat dan in de eerste plaats om informatie waarbij uitdrukkelijk kenbaar is gemaakt dat deze vertrouwelijk is, maar ook om informatie waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat deze als vertrouwelijk moet worden beschouwd.

Bedrijfs- en fabricagegegevens omvatten volgens de rechtspraak in ieder geval de volgende gegevens:

• Eigen klinische onderzoeken en literatuurstudies (vb. toelating geneesmiddelen);
• Bij de NZa berustende informatie over aantallen geleverde zorgproducten en declaraties;
• Financiële gegevens van een bedrijf en aandelen in verschillende productgroepen;
• Samenstelling en eigenschappen van producten, onderzoeksmethodes en -resultaten of productieprocessen.

De onderstaande gegevens betreffen volgens de rechtspraak geen bedrijfs- en fabricagegegevens:

• Eigendomsstructuur van een bedrijf;
• Standaardbedingen in een overeenkomst; en
• Documenten met betrekking tot de aankoop van een pand van een bank door een onderneming.

Onevenredige benadeling

In uitzonderlijke gevallen kan bij andere informatie dan milieu-informatie ook beroep worden gedaan op de uitzonderingsgrond ‘onevenredige benadeling’ uit artikel 5 lid 5 Woo. Onder de Wob werd deze uitzonderingsgrond met regelmaat ingeroepen om informatie over ondernemingen van openbaarheid uit te zonderen. De Wob-rechtspraak laat een gevarieerd en casuïstisch beeld zien van gevallen waarin een beroep op deze uitzonderingsgrond wel of juist geen stand kan houden.

Een voorbeeld van een geslaagd beroep is de zaak waar het ging om overtredingen door Nederlandse transporteurs van de regels voor internationale veetransporten. Het verzoek tot openbaarmaking van kennisgevingen van buitenlandse autoriteiten was gedeeltelijk afgewezen. Openbaarmaking van de bedrijfsnamen en persoonsgegevens kon achterwege blijven, omdat dit zou leiden tot buitensporige acties van dierenrechtenactivisten die naar hun aard onevenredig nadeel aan de betrokken veetransportbedrijven opleveren.

Openbaarmaking van de namen van tomatenteeltbedrijven die te maken hadden met besmetting met een bacterie die de tomatenziekte kan veroorzaken, werd eveneens afgewezen, omdat dit zou leiden tot onevenredige benadeling. Als bekend zou worden dat een onderneming is getroffen door de tomatenziekte zou bij afnemers de vraag kunnen rijzen of het wel een betrouwbare handelspartner is.

Ook het feit dat personen in gevraagde stukken in een kwaad daglicht worden gesteld, kan onder bepaalde (bijzondere) omstandigheden reden zijn om openbaarmaking (gedeeltelijk) te weigeren. Volgens de rechter speelde daarbij mee dat de daarin geuite negatieve meningen over de betrokken (rechts)personen niet met feiten werden gestaafd. In vergelijkbare zin moest worden afgezien van openbaarmaking van bedrijfsnamen in toezichtrapportages die niet juist bleken te zijn, omdat dit onevenredig benadelend was voor de betreffende bedrijven.

Openbaarmaking van inspectierapporten opgesteld onder het regime van de Wet onderwijstoezicht werd daarentegen niet als onevenredig aangemerkt. De omstandigheid dat de openbaarmaking van de rapporten nadelige gevolgen had voor een particuliere school betekende volgens de rechter niet dat openbaarmaking dus onevenredig is. Het betoog van de school dat de inhoud van de rapporten onjuist is en de rapporten om die reden niet openbaar gemaakt mochten worden, bracht de rechter niet tot een ander oordeel.

Als gezegd, is de uitzonderingsgrond van onevenredige benadeling onder de Woo echter verder ingeperkt vergeleken met de Wob doordat deze thans uitsluitend kan worden ingeroepen in uitzonderlijke gevallen.

Wat zijn de mogelijkheden van bezwaar, beroep en voorlopige voorziening?

Het bestuursorgaan neemt een besluit op een Woo-verzoek met inachtneming van de zienswijze van de derde-belanghebbende. Als u het niet eens bent met dit besluit, omdat bijvoorbeeld bepaalde informatie toch openbaar wordt gemaakt, dan kunt u hiertegen bezwaar maken. Tegen de beslissing op bezwaar kan vervolgens beroep worden ingesteld bij de rechtbank.

Het instellen van bezwaar en beroep schorst de werking van het besluit niet. Dat betekent dat de documenten in principe gewoon direct openbaar worden gemaakt, ondanks dat u achteraf misschien gelijk krijgt in bezwaar of beroep. Omdat rechtsbescherming daarmee feitelijk zinloos zou worden, schrijft de Woo voor dat het bestuursorgaan na het nemen van het besluit moet wachten met het daadwerkelijk openbaar maken als een belanghebbende (zoals een onderneming waarop de documenten zien) naar verwachting bezwaar daartegen heeft. In dat geval wordt de informatie pas openbaar gemaakt twee weken nadat het besluit is bekendgemaakt (artikel 4.4, lid 5 Woo).

Daarmee verkrijgt de belanghebbende de tijd om een voorlopige voorziening bij de voorzieningenrechter aan te vragen, met als doel het Woo-besluit te schorsen (d.w.z wachten met het openbaar maken) totdat op bezwaar of beroep is beslist. De rechter zal dan een voorlopig oordeel geven over de vraag of de beslissing om de documenten openbaar te maken rechtmatig is. Vraagt een belanghebbende geen voorlopige voorziening aan, dan worden de stukken alsnog na afloop van de twee weken termijn gepubliceerd.

Aandachtspunten bij correspondentie met de overheid

Ondernemingen moeten zich realiseren dat alle informatie die wordt verstrekt aan de overheid in beginsel kan worden opgevraagd op grond van de Woo. Indachtig de mogelijke gevolgen daarvan is het raadzaam om onderstaande aandachtspunten in acht te nemen:

1. Verstrek niet meer informatie dan noodzakelijk;
2. Benoem uitdrukkelijk wanneer informatie vertrouwelijk is zodat hier achteraf geen discussie over kan bestaan;
3. Maak tijdig uw zienswijze kenbaar en schakel eventueel een advocaat in, doet u dit te laat dan verspeelt u uw rechten;
4. Vraag altijd een (geanonimiseerde) kopie van het Woo-verzoek en controleer of documenten buiten reikwijdte vallen.
5. Controleer in de bijlage bij artikel 8.8 van de Woo of er andere regelingen voorgaan op de Woo.

Maverick Advocaten heeft ruime ervaring met het indienen van Woo-verzoeken, het opstellen van zienswijzen op Woo-verzoeken en het procederen over Woo-besluiten.

Volg Maverick Advocaten op LinkedIn