5 tips voor inkopers van UMC’s

Toenemende zorgkosten, snelle technologische en wetenschappelijke ontwikkelingen, een groeiende behoefte aan patiëntmeerwaarde en meer aandacht voor duurzaamheid (zoals in de ICT-sector) - allemaal uitdagingen voor ziekenhuizen. Maar wist je dat dit aspecten zijn die via de inkoop van zorg een extra boost kunnen krijgen? Dat juiste, zorgvuldig uitgevoerde inkoop kan bijdragen aan maatschappelijke meerwaarde en oplossingen van (verwachte of toekomstige) problemen? Gelet op de omvang van zorginkoop ligt de sleutel tot de oplossing wellicht hier.

In de praktijk zijn er tal van voorbeelden hiervan: zoals voor vaste en mobiele telefoondiensten en voor servers en opslagsystemen. Daarnaast is een aanbesteding voor hardware voor kantoorautomatisering en medische werkplekken eind 2020 heropend door verschillende UMC’s. Ten slotte zijn er initiatieven om gezamenlijk hulpmiddelen en medicijnen in te kopen.

Maar hoe doe je dat? Hoe kun je als inkoper van een UMC zorgen voor die maatschappelijke meerwaarde die zo welkom is? Hieronder geven we 5 praktische tips en tricks voor UMC’s bezien vanuit een brede blik op inkopen en aanbesteden.

1) UMC’s unite!

Samen optrekken vergroot de capaciteit om ambities en wensen met bijbehorende knelpunten uit de praktijk in kaart te brengen. Twee weten immers meer dan één.

Vervolgens kan de opdracht uitgevraagd worden via een aanbesteding, al dan niet na een marktconsultatie, waarbij de knelpunten expliciet worden meegenomen. Hierbij kunnen de verschillende UMC’s elkaars kennis en kunde gebruiken, alsook gezamenlijk expertise inhuren om zo de kosten zo laag mogelijk te houden. Bijkomend voordeel van deze samenwerking is de schaalgrootte: de UMC’s kopen in met meer kennis en kunde en de opdracht wordt aantrekkelijker voor marktpartijen vanwege de omvang ervan.

De Nederlandse Federatie van Universitair medische centra (“NFU”) zet zich met het programma NFU-inkoopsamenwerking in de praktijk actief in voor de gezamenlijke inkoop van hulpmiddelen en medicijnen alsook voor een verbeterde inrichting van inkoopprocessen. De voorbeelden uit de inleiding zijn met name door de NFU begeleid.

Samenwerking tussen UMC’s maakt wel dat er per aanbesteding aandacht dient te zijn voor aanbestedingsrechtelijke motiveringsplichten zoals het clusterverbod van art. 1.5 Aw, maar ook voor mededingingsrechtelijke aspecten.

2) Betrek marktpartijen juist ook bij de voorbereiding van een aanbesteding!

Verbetering en innovatie vindt in de praktijk vaak plaats op het moment dat de knelpunten aan beide zijden kenbaar zijn en bespreekbaar zijn gemaakt. Het loont dan ook zeker om de door de UMC’s in kaart gebrachte problemen, transparant te delen met marktpartijen. UMC’s kunnen verrast worden met de al bestaande oplossingen of innovaties van marktpartijen. Dit kunnen out-of-the-box oplossingen zijn of juist eenvoudige aanpassingen. Andersom kan het ook helpen als aanbesteder om te weten waar marktpartijen knelpunten zien die ontwikkelingen belemmeren of juist zouden kunnen versnellen.

Een recent voorbeeld uit de bouw is bouwbedrijf Heijmans. Dit bedrijf investeert in CO2-neutraal bouwmateriaal om toch te kunnen doorbouwen tijdens de Stikstofcrisis en bij te dragen aan de uitvoering van het Klimaatakkoord. Bij aanbestedingen waar een aanbesteder hoge eisen stelt op het gebied van duurzaamheid, zou de aanbesteder met de kennis van de stand van de techniek bij Heijmans waarschijnlijk hogere ambities kunnen hanteren en verwezenlijken.

Het betrekken van marktpartijen kan bij een marktconsultatie (zonder aanbesteding), maar ook vóór en tijdens een aanbesteding. Een marktpartij mag zelfs als adviseur optreden en de aanbestedingsdocumenten mede opstellen. Bij knelpunten is overleg met de marktpartijen tijdens de aanbestedingsprocedure ook wenselijk. Hiervoor bestaan verschillende aanbestedingsprocedures met contactmomenten, zoals de concurrentiegerichte dialoog, innovatiepartnerschap of de mededingingsprocedure met onderhandeling. De wettelijke aanbestedingsprocedures kunnen verder worden vorm gegeven via inkoopmethodieken zoals Best Value Procurement (“BVP”), ook wel ‘Prestatie-inkoop’ genoemd. Het Maastricht UMC+ en het UMCU passen deze vorm van zorginkoop al met succes toe.

3) Geen korte termijn-, maar lange termijndenken

Op dit moment wordt bij inkoop vooral gekeken naar de (financiële) kosten en baten op relatief korte termijn. Wanneer echter wordt gekeken op grotere schaal, namelijk op de lange termijn en bij meerdere investeringen, dan zullen de maatschappelijke en financiële winsten eerder zichtbaard worden.

Een voorbeeld is de stille Intensive Care (“IC”). Een overdaad aan onnodige alarmen zorgt voor (extra) druk op IC-personeel en heeft een negatieve invloed op het welzijn van de patiënt. Een investering in een systeem dat de alarmen filtert of alleen hoorbaar maakt voor het personeel, is op de korte termijn niet aantrekkelijk, maar kan op de lange termijn leiden tot meer rust voor IC-personeel en IC-patiënten met alle gunstige gevolgen van dien.

Een parallel is hier te trekken met de jeugdzorg, waar preventief ingrijpen (tegen een relatief laag tarief in een vroeg stadium) hoge kosten van ingrijpen in een later stadium kan voorkomen.

4) Voorkom vendor lock-in

Een veelvoorkomend probleem bij aanbestedingen in de zorg is de zogenaamde vendor lock-in. Dit is het fenomeen waarbij marktpartijen afhankelijk zijn van één leverancier voor vervolgaankopen of uitbouwproducten. In de praktijk wordt dan al dan niet bewust toegeschreven naar één bepaalde leverancier.

Een (gedeeltelijk) oplossing voor de vendor lock-in is open source-software. Hierbij kan iedereen gebruikmaken van de software en deze eenvoudig aanpassen aan de eisen en wensen van de betreffende UMC. Dit biedt flexibiliteit voor de toekomst en voorkomt dat de UMC’s bij de volgende aanbesteding dan moeten kiezen tussen (i) doorgaan met de betreffende leverancier of (ii) het moeten aanschaffen van een volledig nieuw ICT-systeem. Er zijn ook andere manieren om een vendor lock-in te voorkomen. Zaak is dat dit probleem bij de oorspronkelijke marktconsultatie of aanbesteding als risico benoemd is met eventueel al de voorgeschreven oplossing van de UMC’s.

Wel of geen harde vendor lock-in: het is verstandig om gemeenschappelijke belangen te zoeken en incentives te creëren die de leverancier stimuleren om te blijven presteren. Daarnaast onderschrijft het Maastricht UMC+ terecht het belang van voldoende inhoudelijk tegenwicht gedurende de aanbestedingsprocedure, bijvoorbeeld door het betrekken van medewerkers met inhoudelijke kennis en marktkennis.

5) Gewoon doen

Elke aanbesteding kent risico’s. Elke afwijking van een traditionele aanpak leidt tot risico’s. Tegelijkertijd bestaat er geen aanbesteding zonder risico’s: er zijn altijd risico’s vóór, tijdens of ná de aanbesteding. Het is dan ook zaak om kritisch te kijken naar de huidige praktijk en de voor- en nadelen van aanpassingen op een rij te zetten. Eventuele risico’s kunnen in kaart worden gebracht en zoveel mogelijk worden gemitigeerd – al dan niet in samenspraak met marktpartijen voor, tijdens of na de aanbesteding. Onze praktijktip is dan ook: durf goed voorbereid risico’s te nemen om tot de beste aankoop over te kunnen gaan.

Duurzaam inkopen of aanbesteden? Zie innovatiepartnerschap.info voor meer informatie.

Meer informatie over de rechten van zorgaanbieders bij de zorgverkoop en de mogelijkheden voor hun brancheverenigingen om hen daarbij te ondersteunen? Zie: zorgcontractering.com.

Volg Maverick Advocaten op Twitter en LinkedIn

Contact

Leyla Bozkurt

T +31 20 238 20 01
M +31 6 53 453 021

Jeanne Plettenburg

T +31 20 238 20 09
M +31 61 341 70 71