Hoe voorkomt de zorgaanbieder administratieve lastenverzwaring door zorgcontractering?

Hoe krijgt je als zorgaanbieder jouw roosters rond? En hoe krijg je meer handen aan het bed in tijden van personeelstekorten. Menig zorgbestuurder ligt daar wakker van. Dat is niet iets nieuws. Administratieve lasten(verzwaringen) zijn al jaren een doorn in het oog van zorgaanbieders. Inmiddels zijn ook de zorginkopers, de NZa en VWS ervan doordrongen dat de administratieve lasten in de zorg omlaag moeten. En toch is dat nog niet gelukt en komen er als gevolg van de zorginkoop geregeld lasten bij.

Maar waarom kan en mag dat niet aan de orde zijn? Administratieve lasten zorgen voor verhoogde werkdruk en verminderd werkplezier van zorgmedewerkers. Bovenal kan tijd voor administratie niet worden besteed aan de patiënt. Dit alles leidt tot een verhoogde uitstroom van zorgmedewerkers hetgeen zorgaanbieders en zorginkopers gezien hun zorg(inkoop)plicht zich niet kunnen permitteren. Sterker nog: vermindering van de administratieve lasten tot een acceptabel niveau wordt gezien als een belangrijke maatregel om de arbeidsmarkt toekomstbestendig te krijgen. En dat is cruciaal willen zorginkopers voldoen aan hun zorg(inkoop)plicht.

Maar hoe zet je als zorgaanbieder tijdig en effectief de bijl aan de wortel van administratieve lastenverzwaring? In deze blog lichten wij toe welke praktische stappen zorgaanbieders en/of branche- of beroepsverenigingen kunnen zetten. Wij bieden in dat kader een overzicht van afspraken waarop zorginkopers eenvoudig kunnen worden aangesproken en laten zien hoe hiermee bij de rechter al succes is geboekt.

Administratieve lastenreductie: [Ont]Regel de Zorg (ORDZ)

Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (“VWS”) probeerde werk te maken van het verminderen van administratieve regeldruk in de zorg. Het programma [Ont]Regel de Zorg (ORDZ) moet zorgen voor meer werkplezier voor professionals en meer tijd voor het bieden van zorg. De ambitie van het programma is om nieuwe regeldruk te voorkomen en bestaande wet- en regelgeving waar mogelijk te versimpelen of schrappen. Volgens VWS hebben alle betrokken partijen, waaronder zorginkopers, een “steentje bij te dragen aan deze gezamenlijke opgave.” In een Kamerbrief van juli 2023 meldt de minister van VWS onder meer dat financiers (en toezichthouders) hun informatievragen beter moeten laten aansluiten bij de praktijk.

Toch constateert de minister van VWS dat, alle goede ontwikkelingen ten spijt, administratieve lasten een hardnekkig probleem blijft. Er is dus werk aan de winkel. De nieuwe aanpak van ORDZ 2022-2025 ziet er onder meer op dat landelijke thema’s zoals het uniformeren van inkoop- en verantwoordingseisen worden opgepakt. Op dit moment verschillen de eisen, registratieverplichtingen en contracten veelal per zorgverzekeraar. Het uniformeren van deze eisen moet leiden tot tijdswinst, financiële besparingen én minder administratieve lasten. Zo moet bijvoorbeeld het aanvraagproces voor hulpmiddelen worden verbeterd. Ook moet het declareren van jeugdhulp eenvoudiger worden met het Model Prestatiecodes Jeugd.

Administratieve lastenreductie: inzet van IZA

In het kader van administratieve lastenverlichting is het Integraal Zorgakkoord (“IZA”) ook van belang. In het IZA zijn de betrokken partijen overeengekomen dat regels moeten worden getoetst aan het uitgangspunt “zinnig en radicaal simpel”. Ook is daarbij afgesproken dat partijen werken aan een vermindering van de administratieve tijdbesteding met 5 procentpunt per 2025. Het IZA is onder meer ondertekend door Zorgverzekeraars Nederland (“ZN”), de branchevereniging van zorgverzekeraars en zorgkantoren. Ook de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (“VNG”) tekende het IZA. Zorginkopers zijn aan te spreken om naleving van deze IZA verplichtingen. En dat gebeurt ook al met succes zie hier en hier.

In de zomer van 2023 stelde de voorzieningenrechter van de rechtbank Den Haag een aantal ggz-organisaties in het gelijk in een kort geding tegen CZ Zorgkantoor. De rechter zette een streep door het beleid van het zorgkantoor waarbij zorgaanbieders op korte termijn met tal van eerstelijnsaanbieders onderaannemerscontracten moesten sluiten. Dit met hoge administratieve lasten tot gevolg. De rechter oordeelde dat die lasten onevenredig waren. Daarbij merkte de rechter expliciet op dat de administratieve lastenverzwaring zich niet liet rijmen met het IZA. In het IZA is immers juist het uitgangspunt geformuleerd dat partijen moeten streven naar vermindering van de administratieve lasten.

Zorginkopers zijn allen aanspreekbaar op noodzaak tot administratieve lastenvermindering

Dat er permanent moet worden gestreefd naar administratieve lastenvermindering wordt overigens ook erkend door zowel i) zorgverzekeraars, ii) zorgkantoren als iii) gemeenten. Enkele voorbeelden, waarop deze inkopers zijn aan te spreken, zijn hieronder vermeld.

Zorgverzekeraars kopen zorg in die onder de Zorgverzekeringswet (“Zvw”) valt. Zorgverzekeraars zijn verenigd in branchevereniging ZN. ZN stelt dat haar uitgangspunten “zekerheid, zo min mogelijk administratieve lasten en glasheldere informatie” zijn. Daarnaast benadrukken individuele zorgverzekeraars dat zij waarde hechten aan het verminderen van de administratieve lasten:

• Zo geeft Zilveren Kruis in het inkoopbeleid wijkverpleging 2023-2024 aan de administratieve lasten voor zorgaanbieders verder te verlichten;
• VGZ meldt een “actieve bijdrage” te leveren aan het verlagen van de administratieve lasten in mondzorgprakijken;
• Menzis geeft aan “het streven om onnodige bureaucratie terug te dringen” te onderschrijven; en,
• DSW noemt lage administratieve lasten één van haar kernbegrippen.

Zorgkantoren kopen zorg in die onder de Wet langdurige zorg (“Wlz”) valt. Zorgkantoren zijn net als zorgverzekeraars verenigd in branchevereniging ZN. De administratieve lasten in de Wlz zijn (te) hoog. Dit wordt door zowel ZN als de Nederlandse Zorgautoriteit (“NZa”) erkend:

• De NZa berichtte recent een nieuw experiment uit te voeren om te komen tot minder administratieve lasten in de langdurige ggz en verpleging en verzorging. Met de nieuwe Beleidsregel Experiment zinnig en simpel verantwoorden Wlz wil de NZa een alternatieve invulling van het nacalculatieproces en de nacalculatie-opgave verkennen;
• Eerder voerde de NZa een vergelijkbaar experiment uit in de gehandicaptenzorg;
• Het Wlz-brede registratiesysteem iWlz moet administratieve lasten verminderen;
• CZ Zorgkantoor gaat een samenwerking met zorgaanbieder Philadelphia aan met (onder meer) als doel om de administratieve lasten te verminderen; en,
• Menzis Zorgkantoor hanteert, ter voorkoming van hoge administratieve lasten, een formule waardoor zorgaanbieders met een hogere budgetratio minder informatie hoeven aan te leveren.

Het sociaal domein bestaat uit zorg die onder de Wet maatschappelijke ondersteuning (“Wmo”) en de Jeugdwet valt. Gemeenten kopen zorg die onder de Wmo en de Jeugdwet valt. Er is, in vergelijking met de Zvw en de Wlz, minder bekend over administratie- en regeldruk binnen het sociaal domein. Uit onderzoek van Movisie blijkt evenwel dat de administratie- en regeldruk groot is. Veel zorgaanbieders werken namelijk voor verschillende gemeenten. Daardoor krijgen zij te maken met verschillende eisen voor aanbestedingen, beschikkingen en registratiebehoeften. Gemeenten willen grip op de financiën waardoor de nadruk voor zorgaanbieders op verantwoorden komt te liggen. Desalniettemin lijken ook gemeenten in te zien dat de administratieve lasten in de sector (te) hoog zijn:

• Zo ondertekende VNG bijvoorbeeld het Convenant Stoppen met Tijdschrijven;
• In de Stuurgroep i-Sociaal Domein werken verschillende individuele gemeenten samen met de VNG, zorgaanbieders en VWS samen om administratieve lasten in de Wmo en Jeugdwet te verminderen;
• Voor niet-kernbedingen in contracten, zoals geschiktheidseisen, certificeringseisen en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering, heeft de VNG standaarden vastgesteld; en,
• Ook in de Hervormingsagenda Jeugd, waar VNG bij betrokken is, is het beperken van de administratieve lasten door het versimpelen en standaardiseren van de uitvoering belangrijk.

NZa wijst terecht op de zorg(inkoop)plicht bij administratieve lastenverzwaring zorgkantoren

Ook de NZa is in toenemende mate kritisch op zorginkopers die hun (administratieve) taken op zorgaanbieders afwentelen. Zo signaleerde de NZa in het Samenvattend rapport Uitvoering Wlz 2022-2023 dat zorgkantoren de monitoring van de gezondheidstoestand van de cliënt uitbesteden aan de voorkeursaanbieder. De NZa meldt dat “de zorgkantoren deze verantwoordelijkheid, die hoort bij hun zorgplicht, naar verhouding te veel neerleggen bij de zorgaanbieder en zijzelf te weinig doen om de verantwoordelijkheid die ze hebben voldoende na te komen.” De NZa merkt daarbij expliciet op dat het gaat om een “administratieve belasting die onvermijdelijk ten koste gaat van het leveren van zorg” die bij zorgaanbieders wordt neergelegd. En daar slaat de NZa de spijker op de kop. De zorginkopers hebben juist nu, gezien de arbeidsmarkttekorten en hun zorg(inkoop)plicht, te waken dat zij hun administratieve lasten niet zelf dragen. Het is een goede ontwikkeling dat de NZa zorgkantoren erop wijst dat zij zorgkantoren hun eigen administratieve taken niet zomaar bij zorgaanbieders neer kunnen leggen. Ons inziens geldt dit uitgangspunt evenzeer voor zorgverzekeraars en gemeenten. Ook daar geldt dat het effectief invullen van de zorg(inkoop)plicht van deze zorginkopers niet gediend is met het feit dat zorgaanbieders hun tijd (nog meer) moeten besteden aan administratie. Die tijd kan immers niet worden besteed aan zorg voor de patiënt en dat is schadelijk voor de nakoming van de zorg(inkoop)plicht en die staat steeds vaker onder druk.

Praktische tips om nakoming afspraken tegen administratieve lastenverzwaring af te dwingen

Waar de rechter al bepaalde dat zorginkopers (mede op grond van het IZA), niet zomaar de administratieve lasten voor zorgaanbieders kunnen verhogen, rijst de vraag wat aanbieders kunnen doen als zij merken dat zorginkopers hun administratieve lasten wel verzwaren. Zorgaanbieders en/of hun branche- of beroepsverenigingen kunnen in dat geval de volgende stappen zetten:

1. Aanschrijven zorginkoper: schrijf zorginkopers pro-actief aan om de eerder gemaakt afspraken in het kader van administratieve lastenreductie onverkort na te komen. Wijs zorginkopers daarbij op de afspraken uit het IZA, de uitspraak van de voorzieningenrechter, de doelstellingen van ORDZ en toezeggingen die de zorginkoper (en/of zijn branchevereniging) eerder deed over administratieve lastenvermindering. Verzoek zorginkopers expliciet (schriftelijk) aan te geven op welke manier de zorginkoper rekening houdt met de noodzaak om administratieve lasten te verminderen. Verzoek de zorginkopers ook om, als de zorginkoper meent dat een administratieve lastenverzwaring wel proportioneel is, toe te lichten waarom dat dit het geval is. Wanneer zorgkantoren of andere zorginkopers het monitoren van de gezondheidsstatus van de cliënt uitbesteden aan zorgaanbieders, wijs deze zorginkoper erop dat de NZa meent dat deze taak op grond van de zorgplicht bij de zorginkoper ligt;
2. Bezwaar: maak formeel bezwaar bij de zorginkoper tegen inkoopbeleid dat de administratieve lasten voorzienbaar en onevenredig doet stijgen en verzoek om dit te staken en gestaakt te houden;
3. Procedeer: start waar nodig een procedure tegen de zorginkoper(s) die gemaakte afspraken over administratieve lastenreductie schenden. Zorgaanbieders doen er goed aan om hun beroeps- en/of brancheverenigingen meteen op de hoogte te stellen van schendingen van afspraken om administratieve lasten niet te verzwaren. Een beroeps- en branchevereniging kan -al dan niet samen met haar leden- de zorginkoper in dat kader aanschrijven en waar nodig procederen; en,
4. Schakel NZa / VWS in: waar nodig kan bij onevenredige administratieve lastenverzwaringen als gevolg van de zorginkoop naast punten 2 en/of 3 melding worden gedaan bij de NZa en/of VWS. Stel VWS in het kader van het toezicht op de uitvoering van het IZA op de hoogte en de NZa in het kader van het IZA én de zorg(inkoop)plicht op de hoogte en verzoek hen in dat kader te acteren.

Kortom: zowel op individueel, organisatorisch als maatschappelijk niveau is er al jaren overeenstemming dat de negatieve impact van regeldruk in de zorg te groot is. Zorgaanbieders en hun branche- of beroepsverenigingen kunnen administratieve lastendruk verminderen door inkopers tijdig aan te spreken op nakoming van afspraken die in dat kader al zijn gemaakt. Ook is het mogelijk om zorginkopers in het kader van hun kerntaak en de zorg(inkoop)plicht te vragen administratieve taken terug te pakken en/of niet uit te besteden aan zorgaanbieders.

Voor meer informatie over de rechten van zorgaanbieders en hun beroeps- en/of brancheverenigingen en plichten van zorginkopers bij de zorgverkoop, zie: www.zorgcontractering.com.

Volg Maverick Advocaten op LinkedIn